Normalización
La normalización es la redacción y solo aprobación de normas que se establecen para
garantizar el acoplamiento de elementos construidos independientemente, así
como garantizar el repuesto en caso de ser necesario, garantizar la calidad de
los elementos fabricados, la seguridad de funcionamiento y trabajar con
responsabilidad social.
La normalización es el proceso de elaborar, aplicar y mejorar
las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o
económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas. La asociación estadounidense
para pruebas de materiales (ASTM) define la normalización como el proceso de
formular y aplicar reglas para una aproximación ordenada a una actividad
específica para el beneficio y con la cooperación de todos los involucrados.
Según la ISO (International
OrganizationforStandarization) la normalización es la actividad que tiene por
objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones
destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de
ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político o
económico.
La normalización persigue
fundamentalmente tres objetivos:
·
Simplificación:
se trata de reducir los modelos para quedarse únicamente con los más
necesarios.
·
Unificación:
para permitir el intercambio a nivel internacional.
·
Especificación:
se persigue evitar errores de identificación creando un lenguaje claro y
preciso.
Las elevadas sumas de dinero que
los países desarrollados invierten en los organismos normalizadores, tanto
nacionales como internacionales, es una prueba de la importancia que se da a la
normalización.
Entidad
de certificación
Las Entidades de Certificación, son aquellas organizaciones privadas,
que tienen como función evaluar la conformidad y certificar el cumplimiento de una
norma de referencia, ya sea del producto, del servicio o del sistema de gestión
de una organización. En particular, son las responsables de la auditoría
realizada a las organizaciones interesadas en obtener una certificación de su
sistema de gestión de la calidad, según ISO 9001:2008, su sistema de gestión ambiental, según ISO 14001:2004, etc. Estas entidades deben ser independientes de
la organización que auditan, y no haber realizado otros trabajos para ella,
como por ejemplo, consultoría para implementar el sistema que certifican.
Las normas cuyo cumplimiento
certifican son elaboradas por organismos internacionales de normalización,
tales como (ver tabla inferior):
Estos organismos de normalización
se estructuran en Comités Técnicos, cada uno de los cuales trata una temática
distinta, y en el que están representadas todas las partes interesadas en la
materia. Las Entidades de Certificación son a su vez, evaluadas por Entidades
Nacionales deAcreditación, a fin de disponer de un
reconocimiento de su capacidad para realizar su función como entidad evaluadora
de la conformidad. Las Entidades de Acreditación son las responsables de
reconocer la capacidad de evaluar la conformidad y emitir certificados e
informes, de los organismos evaluadores de la conformidad: entidades de
certificación, laboratorios de ensayo, laboratorios de calibración, entidades
de inspección, etc. De este modo, cada país dispone de una infraestructura de
la calidad, conformada por un organismo nacional de normalización, y una
entidad nacional de acreditación. A fin de facilitar la validez internacional
de los certificados emitidos por las entidades de certificación que acreditan,
las entidades de acreditación de unos y otros países mantienen entre si,
acuerdos de reconocimiento de los Certificados que emiten, en el marco de una
organización mayor (IAF - International AccreditationForum). Algunos Organismos de
Acreditación reconocidos internacionalmente son, UKAS(Reino
Unido), ANAB(EEUU), RvA(Holanda), ENAC(España), ICONTEC(Colombia), OUA (Uruguay), OHA (Honduras), INTECO
(Costa Rica).
Metrología
La metrología es
la rama de la física que estudia las mediciones de
las magnitudes garantizando sunormalización mediante
la trazabilidad. Acorta la incertidumbre en las
medidas mediante un campo de tolerancia. Incluye el estudio, mantenimiento y
aplicación del sistema de pesos y medidas. Actúa tanto en los ámbitos
científico, industrial y legal, como en cualquier otro demandado por la
sociedad. Su objetivo fundamental es la obtención y expresión del valor de
las magnitudes empleando para ello
instrumentos, métodos y medios apropiados, con la exactitud requerida en cada
caso.
La metrología tiene dos
características muy importantes; el resultado de la medición y la incertidumbre
de medida.
Cómo
implementar la norma:
El
primer paso es tomar una capacitación para entender un amplio espectro de ideas
y de lenguaje que debe aprender la empresa desde la gerencia hasta el último
empleado. Hay que entender e inducir en la cultura de la empresa el
significado de términos típicos que utiliza la norma ISO 9001:2008, tales como
calidad, mejora continua, modelo PDCA, medición, control de procesos,
retroalimentación del cliente, mejora del sistema, auditoria de calidad,
producto no conforme, falla, plan de acción, procedimiento, verificación,
validación, revisión, entre otros.
Respecto
de la capacitación, esta permite que el personal vaya adquiriendo nuevos
hábitos, nuevos comportamientos con relación a sus prácticas habituales de
trabajo, por ejemplo, si debe controlar y registrar una actividad que antes no
se hacía, ahora deberá incluir esta acción, lo cual contribuirá a que se eviten
errores, retrasos o pérdidas. Con la capacitación se producen efectos de
motivación, claridad de porque debe hacerse así y no de otra forma, se reduce
la resistencia al cambio, el cual es paulatino. Por lo que se deduce que todos
los que componen la empresa deben saber las reglas establecidas en las normas
de referencia. Esto no se hace por decreto, se hace por un proceso más complejo
donde las personas son los actores, donde la gerencia se compromete formalmente
y es con esta convicción en la se puede lograr los avances y hacer las
correcciones que el nuevo sistema demandará respecto al que existe en la
empresa.
En
cuanto, a la parte operativa es la más gruesa del sistema ISO 9001.2008, ya que
la empresa deberá definir la planificación de sus procesos, la infraestructura
mínima necesaria para atender a la calidad que se espera, se deberá revisar el
trabajo operativo propiamente tal y verificar si se dispone del equipamiento
apropiado.
En
esta parte, como se dijo la más larga, se revisan el sistema de compras y como
se gestionan estas actividades, quienes son los proveedores y cuanto conocen de
su empresa, el sistema de diseño, el cual en las primeras ediciones de la
norma fue un requisito voluntario, pero ahora es obligatorio, salvo que se
demuestre que en definitiva no aplica a su empresa. Bajo este requisito se
atienden a nuevas ideas o cambios en la línea de productos. Hoy, este requisito
es muy valioso para atender a nuevos productos o servicios que pueden llevar a
la empresa a encontrar nuevos nichos de mercado o a ofrecer productos únicos.
A
su vez, la norma tiene buena intención, los requisitos apuntan a minimizar los
errores más comunes que surgen en el trabajo cotidiano de la empresa. Por eso,
la revisión de contratos o la revisión de los requisitos relacionados con el
producto, es la gestión clave, ya que evitará o reducirá la probabilidad de
reclamos, multas, o litigios porque no se cumplió con lo prometido.
Finalmente
habrá que implementar la gestión, lo primero pasa por documentar los seis
procedimientos obligatorios establecidos por la norma ISO 9001:2008 y los
registros que sean obligatorios que también son puntualizados. La norma no
obliga a llenarse de procedimientos o instructivos, pero se produce un efecto
de nivel inicial. En una primera etapa, la empresa desarrolla a demás de los
seis procedimientos obligatorios otros, los que se denominan procedimientos
empresa, y son aquellos que la empresa los declara en su sistema, lo cual sirve
para tener a que referirse o para documentar su método de trabajo. De
esta forma se podrán gestionar y comparar cuando se efectúen las mejoras.
¿Qué
es ISO 9001:2008?
La ISO 9001:2008 es la base
del sistema de gestion de la calidad ya que es una norma internacional y que se
centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una
empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y
mejorar la calidad de sus productos o servicios.
Los clientes se inclinan por
los proveedores que cuentan con esta acreditación porque de este modo se
aseguran de que la empresa seleccionada disponga de un buen sistema de gestión
de calidad (SGC).
El objetivo de la ISO es
llegar a un consenso con respecto a las soluciones que cumplan con las
exigencias comerciales y sociales (tanto para los clientes como para los
usuarios). Estas normas se cumplen de forma voluntaria ya que la ISO, siendo
una entidad no gubernamental, no cuenta con la autoridad para exigir su
cumplimiento.
Sin embargo, tal como ha
ocurrido con los sistemas de administración de calidad adaptados a la norma ISO
9000, estas normas pueden convertirse en un requisito para que una empresa se
mantenga en una posición competitiva dentro del mercado.
Estructura de ISO 9001:2008
Capítulo 1 al 3: Guías y
descripciones generales.
Capítulo 4 Sistema de
gestión: contiene los requisitos generales y los requisitos para gestionar la
documentación.
Capítulo 5 Responsabilidades
de la Dirección: contiene los requisitos que debe cumplir la dirección de la
organización, tales como definir la política, asegurar que las
responsabilidades y autoridades están definidas, aprobar objetivos, el
compromiso de la dirección con la calidad, etc.
Capítulo 6 Gestión de los
recursos: la Norma distingue 3 tipos de recursos sobre los cuales se debe
actuar: RRHH, infraestructura, y ambiente de trabajo. Aquí se contienen los
requisitos exigidos en su gestión.
Capítulo 7 Realización del
producto/servicio: aquí están contenidos los requisitos puramente de lo que se
produce o brinda como servicio (la norma incluye servicio cuando denomina
"producto"), desde la atención al cliente, hasta la entrega del
producto o el servicio.
Capítulo 8 Medición,
análisis y mejora: aquí se sitúan los requisitos para los procesos que
recopilan información, la analizan, y que actúan en consecuencia. El objetivo
es mejorar continuamente la capacidad de la organización para suministrar
productos y/o servicios que cumplan con los requisitos. El objetivo declarado
en la Norma, es que la organización busque sin descanso la satisfacción del
cliente a través del cumplimiento de los requisitos.
Qué
es la norma ISO 9001?
La ISO 9001 es una norma
internacional que se aplica a los sistemas de gestión de calidad (SGC) y que se
centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una
empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y
mejorar la calidad de sus productos o servicios.
Los clientes se inclinan por
los proveedores que cuentan con esta acreditación porque de este modo se
aseguran de que la empresa seleccionada disponga de un buen sistema de gestión
de calidad (SGC).
Esta acreditación demuestra
que la organización está reconocida por más de 640.000 empresas en todo el
mundo.
Cada seis meses, un agente
de certificadores realiza una auditoría de las empresas registradas con el
objeto de asegurarse el cumplimiento de las condiciones que impone la norma ISO
9001. De este modo, los clientes de las empresas registradas se libran de las
molestias de ocuparse del control de calidad de sus proveedores y, a su vez,
estos proveedores sólo deben someterse a una auditoría, en vez de a varias de
los diferentes clientes. Los proveedores de todo el mundo deben ceñirse a las
mismas normas.
Requisitos
de la norma ISO 9001
La ISO 9001 es una norma
internacional que se aplica a los sistemas de gestión de calidad (SGC) y que se
centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una
empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y
mejorar la calidad de sus productos o servicios.
Como
se lleva a cabo la norma y con que se lleva a cabo.
Es de conocimiento del mundo
empresarial que las empresas que desean llegar a la Certificación de un Sistema
de gestión de calidad, SGC, deberían hacerlo en base a la norma ISO 9001:2008,
la norma de mayor aceptación Internacional. De acuerdo a la Organización
Internacional ISO, más de 176 países la han adoptado como norma nacional y más
de un millón de empresas a nivel mundial ya están certificadas, lo que da una
relación promedio de 5.681 empresas certificadas por país. Indudablemente los
países de la Comunidad Económica Europea superan en promedio las 50.000
empresas.
La ISO 9001:2008 está
orientada a dar satisfacción al cliente,
su aplicación se puede hacer en cualquier tipo de empresa, con variantes que
surgen del tamaño y complejidad.
Si bien es cierto que todas
las empresas, sin excepción tienen un sistema de trabajo que les permite su
desarrollo comercial, no es menos cierto que las empresas que han aplicado esta
herramienta, tienen un sistema basado en la Norma ISO 9001:2008, que les ha
permitido mejorar su eficiencia, se han vuelto más competitivas, pueden acceder
a licitaciones con altas probabilidades de ganar, las barreras para exportar
han disminuido, en suma es un esfuerzo de mediano plazo que se reflejará en el
balance de final de año y en un nuevo esquema de trabajo, lo cual es atractivo
para los empleados y gerentes.
Cómo
implementar la norma:
El primer paso es tomar una
capacitación para entender un amplio espectro de ideas y de lenguaje que debe
aprender la empresa desde la gerencia hasta el último empleado. Hay que
entender e inducir en la cultura de la
empresa el significado de términos típicos que utiliza la norma ISO 9001:2008,
tales como calidad, mejora continua, modelo PDCA, medición, control de
procesos, retroalimentación del cliente, mejora del sistema, auditoria de
calidad, producto no conforme, falla, plan de acción, procedimiento,
verificación, validación, revisión, entre otros.
Respecto de la capacitación,
esta permite que el personal vaya adquiriendo nuevos hábitos, nuevos
comportamientos con relación a sus prácticas habituales de trabajo, por
ejemplo, si debe controlar y registrar una actividad que antes no se hacía,
ahora deberá incluir esta acción, lo cual contribuirá a que se eviten errores,
retrasos o pérdidas. Con la capacitación se producen efectos de motivación,
claridad de porque debe hacerse así y no de otra forma, se reduce la
resistencia al cambio, el cual es paulatino. Por lo que se deduce que todos los
que componen la empresa deben saber las reglas establecidas en las normas de
referencia. Esto no se hace por decreto, se hace por un proceso más complejo
donde las personas son los actores, donde la gerencia se compromete formalmente
y es con esta convicción en la se puede lograr los avances y hacer las
correcciones que el nuevo sistema demandará respecto al que existe en la
empresa.
En cuanto, a la parte
operativa es la más gruesa del sistema ISO 9001.2008, ya que la empresa deberá
definir la planificación de sus procesos, la infraestructura mínima necesaria
para atender a la calidad que se espera, se deberá revisar el trabajo operativo
propiamente tal y verificar si se dispone del equipamiento apropiado.
En esta parte, como se dijo
la más larga, se revisan el sistema de compras y como se gestionan estas
actividades, quienes son los proveedores y cuanto conocen de su empresa, el sistema de diseño, el cual en las primeras
ediciones de la norma fue un requisito voluntario, pero ahora es obligatorio,
salvo que se demuestre que en definitiva no aplica a su empresa. Bajo este
requisito se atienden a nuevas ideas o cambios en la línea de productos. Hoy,
este requisito es muy valioso para atender a nuevos productos o servicios que
pueden llevar a la empresa a encontrar nuevos nichos de mercado o a ofrecer
productos únicos.
A su vez, la norma tiene
buena intención, los requisitos apuntan a minimizar los errores más comunes que
surgen en el trabajo cotidiano de la empresa. Por eso, la revisión de contratos
o la revisión de los requisitos relacionados con el producto, es la gestión
clave, ya que evitará o reducirá la probabilidad de reclamos, multas, o
litigios porque no se cumplió con lo prometido.
Finalmente habrá que
implementar la gestión, lo primero pasa por documentar los seis procedimientos
obligatorios establecidos por la norma ISO 9001:2008 y los registros que sean obligatorios
que también son puntualizados. La norma no obliga a llenarse de procedimientos
o instructivos, pero se produce un efecto de nivel inicial. En una primera
etapa, la empresa desarrolla a demás de los seis procedimientos obligatorios
otros, los que se denominan procedimientos empresa, y son aquellos que la
empresa los declara en su sistema, lo cual sirve para tener a que referirse o para documentar su
método de trabajo. De esta forma se podrán gestionar y comparar cuando se
efectúen las mejoras.
En la gestión se incluye la
auditoria periódica al sistema de calidad, el seguimiento de la medición, es
decir, la parte de la medición estadística desarrollada para el mejor control
de los procesos, la verificación de las actividades de seguimiento y medición
del producto, el manejo de las No Conformidades, definidas como aquellos
incumplimientos de los definidos en el sistema de gestión de calidad.
Es en esta etapa, donde
surge la necesidad de analizar los datos, para lo cual hay un requisito, el
cual genera la necesidad expresa de revisar la información levantada de la
medición de la satisfacción de clientes, la conformidad de los requisitos del
producto, las características y tendencias de los procesos y de los productos y
evaluar la necesidad de llevar adelante acciones preventivas.
En paralelo a todo lo
indicado, la norma ISO 9001:2008 establece un requisito para evaluar el sistema
una vez este empiece a operar cabalmente, es lo que se define como revisión de
la dirección. Con una periodicidad definida por la gerencia, el equipo de la
dirección superior debe revisar el sistema y hacer las mejoras que sean
pertinentes.
En resumen, hemos visto que
la norma de calidad ordena el accionar de la empresa, no hace una empresa
nueva, en suma permite que las empresas que no tienen un sistema de calidad
inicien otros motores del crecimiento como es el mejoramiento continuo, el
desarrollo de nuevos productos, la reducción de los costos operativos, entre
otros.
